Druckdaten aus PowerPoint anlegen

PowerPoint ist kein Layoutprogramm – aber für Flyer, Plakate oder einfache Broschüren reicht es, wenn man ein paar Regeln beachtet.

Foliengröße berechnen

Endformat Anschnitt (mm)

In PowerPoint eintragen–

Hilfslinien Schnittkante–

Hilfslinien Sicherheit–

Bildgröße bei 300 dpi–

Fertige Vorlagen

Foliengröße, Hilfslinien für Schnittkante und Sicherheitsabstand sind schon gesetzt. Folie 1 erklärt das Prinzip und wird vor dem Export gelöscht, Folie 2 ist leer. Die Checkliste steht in den Notizen.

DIN A4 hoch 210 × 297 mm → Folie 216 × 303 mm .pptx · 56 KB ↓ DIN A5 hoch 148 × 210 mm → Folie 154 × 216 mm .pptx · 56 KB ↓ DIN A6 hoch 105 × 148 mm → Folie 111 × 154 mm .pptx · 56 KB ↓

1. Warum Anschnitt (Beschnitt/Bleed)?

Die Druckerei druckt nicht auf das Endformat, sondern auf einen größeren Bogen und schneidet danach zu. Die Schneidemaschine arbeitet mit einer Toleranz von ca. 1 mm. Ohne Anschnitt entstehen weiße Blitzer an der Kante, sobald der Schnitt minimal daneben liegt.

Alle randabfallenden Elemente (Hintergrundflächen, Bilder, Farbbalken) werden deshalb 3 mm über das Endformat hinaus angelegt. Dieser Überstand wird weggeschnitten.

Nach außen: randabfallende Elemente 3 mm über die Kante ziehen
Nach innen: Text und wichtige Inhalte mind. 5 mm von der Schnittkante weg

2. Foliengröße mit Anschnitt einrichten

Entwurf → Foliengröße → Benutzerdefinierte Foliengröße. Endformat + 6 mm (2 × 3 mm) in Breite und Höhe:

Format	Endformat	In PowerPoint eingeben
DIN A6 (Flyer)	105 × 148 mm	111 × 154 mm
DIN A5 hoch	148 × 210 mm	154 × 216 mm
DIN A4 hoch	210 × 297 mm	216 × 303 mm
DIN A4 quer	297 × 210 mm	303 × 216 mm
DIN A3 hoch	297 × 420 mm	303 × 426 mm
DIN A2 hoch	420 × 594 mm	426 × 600 mm
Visitenkarte	85 × 55 mm	91 × 61 mm
DIN lang	99 × 210 mm	105 × 216 mm

Wichtig: Das vor dem Layouten machen. Nachträgliches Ändern skaliert dir alle Objekte kaputt.

Falls PowerPoint auf cm eingestellt ist: Einstellungen → Zeit und Sprache → Region → Maßsystem auf metrisch. Oder einfach 21,6 cm eintippen.

Hilfslinien für die Schnittkante setzen

Ansicht → Haken bei Führungslinien. Mit Strg + Ziehen dupliziert man eine Linie. Setz dir vier Linien jeweils 3 mm von jeder Kante – das ist deine Schnittkante. Vier weitere bei 8 mm = Sicherheitsabstand.

3. Bilder und Auflösung

Druck braucht 300 dpi bei Endgröße. Ein Bild, das A4 füllen soll, braucht ca. 2480 × 3508 px.
Für Plakate ab A2 reichen 150–200 dpi, weil der Betrachtungsabstand größer ist.
Nie Bilder aus dem Web oder Screenshots (72 dpi) verwenden – die werden matschig.
PowerPoint komprimiert Bilder gerne automatisch. Abschalten: Datei → Optionen → Erweitert → „Bilder in Datei nicht komprimieren“ anhaken, Standardauflösung auf „Hohe Qualität“.

4. Farben: RGB vs. CMYK

PowerPoint kann kein CMYK. Punkt. Es arbeitet nur in RGB. Das heißt:

Knallige RGB-Farben (leuchtendes Orange, Neongrün, sattes Blau) lassen sich im Vierfarbdruck nicht abbilden und werden stumpfer.
Die Druckerei konvertiert dein PDF nach CMYK – meist nach ISO Coated v2.
Schwarz: Für Fließtext reines Schwarz (RGB 0/0/0). Große schwarze Flächen wirken so allerdings grau – die musst du der Druckerei als „Tiefschwarz“ ansagen, selbst anlegen kannst du es in PowerPoint nicht.

Wenn Farbverbindlichkeit wichtig ist (Corporate Design, Logo-Farben), führt an InDesign, Affinity Publisher oder Scribus kein Weg vorbei.

5. Schriften

Immer Standardschriften nutzen oder sicherstellen, dass sie beim PDF-Export eingebettet werden: Datei → Optionen → Speichern → „Schriftarten in der Datei einbetten“ → „Alle Zeichen einbetten“.

Schriftgröße nicht unter 6 pt, negativ (weiß auf dunkel) nicht unter 8 pt.

6. Als PDF speichern – der entscheidende Schritt

Nie die .pptx an die Druckerei schicken. Schriften werden ersetzt, wenn sie dort nicht installiert sind, das Layout verschiebt sich je nach PowerPoint-Version, und Transparenzen werden anders gerendert.

Der richtige Weg

Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen → PDF/XPS erstellen. Im Dialog:

Optimieren für: Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) – nicht „Minimale Größe“, das rechnet die Bilder auf 96 dpi runter.
Auf Optionen… klicken: PDF/A-kompatibel anhaken → erzwingt das Einbetten aller Schriften. Haken bei „Dokumenteigenschaften“ und „Barrierefreiheit“ kann raus.

Über Datei → Drucken → Microsoft Print to PDF geht es nicht – das erzeugt ein PDF ohne Anschnitt in falscher Größe.

PDF danach kontrollieren

Im Acrobat Reader unter Datei → Eigenschaften:

Seitengröße: muss dein Anschnittformat sein (z. B. 216 × 303 mm), nicht 210 × 297
Schriften: alle müssen als „Eingebettete Untergruppe“ oder „Eingebettet“ gelistet sein

7. Schnittmarken

PowerPoint kann keine Schnittmarken erzeugen. Zwei Möglichkeiten:

Der einfache Weg: Der Druckerei sagen, dass das PDF 3 mm Anschnitt rundum ohne Marken enthält. Die meisten Online-Druckereien verlangen das sogar genau so und setzen die Marken selbst.
Nachträglich hinzufügen: mit Acrobat Pro (Druckproduktion → Seitenrahmen festlegen) oder kostenlos über Stirling PDF / Ghostscript.

Checkliste vor dem Versand

0 von 8 erledigt

Foliengröße = Endformat + 6 mm
Randabfallende Elemente laufen bis zur Anschnittkante
Text min. 5 mm von der Schnittkante entfernt
Bilder mit 300 dpi, Bildkomprimierung deaktiviert
Schrifteinbettung aktiviert
Export via Exportieren → Standard, PDF/A angehakt
PDF-Seitengröße im Reader kontrolliert
Datenblatt der Druckerei gelesen (Vorgaben unterscheiden sich!)

Fazit

PowerPoint funktioniert für einfache Sachen mit unkritischen Farben. Sobald es um Corporate-Farben, Sonderfarben, Veredelungen, viele Seiten oder Überdrucken-Einstellungen geht: nimm ein echtes Layoutprogramm. Scribus ist kostenlos, Affinity Publisher kostet einmalig ~70 €.